Devolución de cotizaciones pagadas en exceso: guía para empresas

¿Qué es un pago en exceso para el empleador?

Es una cotización enterada por sobre lo que correspondía o que no debió pagarse. La Superintendencia de Pensiones incluye, entre otros, los pagos por sobre el límite máximo imponible, los pagos duplicados, las diferencias a favor del empleador entre lo pagado y lo informado en la planilla, y la cotización de cargo del empleador pagada por trabajadores pensionados por vejez o invalidez total o que cumplieron 65 años.

El IPS distingue además los pagos indebidos, hechos por trabajadores exentos de cotizar. La AFC separa los pagos por devolver de los pagos por aclarar, que son los que no pudo asociar a la cuenta de un trabajador.

Causas típicas de pagos en exceso

• Licencias médicas: las cotizaciones de los días de licencia las declara y paga la entidad que paga el subsidio, así que pagar el mes completo puede generar un exceso. Según Previred, el seguro de invalidez y sobrevivencia (SIS) y el aporte del empleador al seguro de cesantía, entre otros, siguen siendo de cargo del empleador.
• Trabajadores pensionados: según la AFC, no corresponde cotizar al seguro de cesantía por pensionados, salvo excepciones, y en las AFPs hay aportes del empleador que no corresponden por pensionados o mayores de 65 años.
• Tope imponible: cotizaciones calculadas sobre una renta mayor al tope vigente en ese período, por ejemplo al sumar bonos o gratificaciones.
• Pagos duplicados: el mismo período, trabajador y monto pagado en dos planillas.
• Trabajadores sin relación laboral vigente: pagos por personas ya desvinculadas, con la relación suspendida o que nunca trabajaron en la empresa.
• Seguro de cesantía: según la AFC, también hay exceso si el monto depositado supera el declarado o si se siguió pagando a la cuenta individual después de 11 años de contrato.
• Accidentes del trabajo: pagos al ISL con una tasa mayor a la que correspondía, o hechos al ISL estando la empresa adherida a una mutualidad (en ese caso, la devolución se pide a través de la mutualidad).

Ante qué institución se pide la devolución

• AFP: con el formulario “Solicitud de Devolución de Pagos en Exceso”, en una sucursal, por carta, correo electrónico o sitio web. La AFP debe avisar a la empresa cuando detecta excesos a su favor e indicarle cómo recuperarlos.
• AFC (seguro de cesantía): en el portal de empleadores, con la opción “Solicitar devolución”. Según la AFC, en la mayoría de los casos devuelve el dinero de forma automática si los datos de tu empresa están al día.
• IPS (Seguro Social): en línea a través de ChileAtiende. Si es una empresa, el representante legal ingresa con su ClaveÚnica.
• Fonasa: cotizantes y empleadores pueden pedir la devolución individual en sucursales o en el sitio web, con causales como doble pago, renta imponible errónea, término de la relación laboral, relación laboral inexistente o licencia médica.
• Isapre: para la Superintendencia de Salud, los excesos de cotización son dinero de la persona afiliada y se le devuelven a ella. Si el error fue de tu empresa, consulta en la Isapre qué vía corresponde.
• ISL o mutualidad (accidentes del trabajo): el ISL recibe solicitudes en su Oficina Virtual o en sus oficinas, con el formulario de devolución para empleadores.
• Cajas de Compensación: la Superintendencia de Seguridad Social ha indicado que el 0,6% de salud pagado por error a una Caja se regulariza a través de Fonasa.

Qué antecedentes necesitas

Cada institución pide los documentos que prueban el exceso y puede solicitar más antecedentes durante la revisión. Si un tercero hace el trámite por tu empresa, necesitará un poder de representación, con firma digital o física, según corresponda. Conviene tener a mano:

• Planillas de pago de cotizaciones del período.
• Liquidaciones de sueldo de los trabajadores involucrados.
• Contratos y finiquitos, o la carta de renuncia o el pacto de suspensión, cuando corresponda.
• Licencias médicas y la liquidación del subsidio.
• Antecedentes que acrediten que el trabajador está pensionado.
• Comprobantes de los pagos duplicados.
• Declaración jurada, si la institución la pide, y los datos bancarios de la empresa.

Antes de pedir la devolución

• Revisa período por período y cruza los movimientos de personal con lo pagado en cada planilla.
• Usa el tope imponible vigente en cada período, porque cambia en el tiempo.
• Revisa si la AFP o la AFC ya te informaron excesos a favor de tu empresa.
• No lo postergues: algunas instituciones limitan cuánto tiempo hacia atrás devuelven (el ISL calcula hasta cinco años desde la solicitud) y, según la Superintendencia de Pensiones, ciertas devoluciones a favor del empleador ya no se tramitan si el trabajador se pensiona.
• Considera que, en las AFPs, la devolución se paga por el monto nominal.